1004 – Management assistant / secretariaat

Het beroep van Management Assistant / Secretariaat omvat een breed scala aan ondersteunende taken die essentieel zijn voor de efficiënte werking van een organisatie, afdeling of specifieke manager(s). De focus ligt op het ontlasten van het management en het zorgen voor een gestroomlijnd kantoorbeheer.

Belangrijke taken en verantwoordelijkheden zijn onder meer:

1. Agendabeheer: Plannen, coördineren en beheren van afspraken, vergaderingen en reizen voor het management.

2. Communicatie: Opstellen, redigeren en versturen van correspondentie (e-mails, brieven, memo’s). Fungeren als eerste contactpersoon voor interne en externe vragen, zowel telefonisch als per e-mail.

3. Documentbeheer: Organiseren en archiveren van documenten, rapporten en contracten, zowel digitaal als fysiek.

4. Vergaderondersteuning: Voorbereiden van vergaderingen (agenda opstellen, presentaties), notuleren en opvolgen van actiepunten.

5. Reisplanning: Boeken van vluchten, hotels en transport, en het opstellen van reisroutes.

6. Administratieve taken: Afhandelen van inkomende/uitgaande post, bijhouden van databases, factuurverwerking, bestellen van kantoorbenodigdheden.

7. Projectondersteuning: Assisteren bij projecten, data verzamelen en rapportages voorbereiden.

8. Facilitaire ondersteuning: Soms ook verantwoordelijk voor het regelen van kantoorfaciliteiten of het onthaal van bezoekers.

Een goede Management Assistant / Secretaris is proactief, georganiseerd, discreet, communicatief sterk en heeft uitstekende vaardigheden in het gebruik van kantoorsoftware (MS Office suite, planningssystemen). Ze zijn de spil in het web en dragen bij aan een soepele bedrijfsvoering.