Een management assistant (of directie-assistent / executive assistant) en medewerker secretariaat vormen de spil van een organisatie. Deze professionals zorgen ervoor dat leidinggevenden, teams of hele afdelingen efficiënt en vlekkeloos kunnen functioneren door organisatorische, administratieve, communicatieve en logistieke taken uit handen te nemen.

Waar de rol van secretaresse vroeger voornamelijk typ- en archiefwerk omvatte, is de moderne management assistant een strategische rechterhand en organisatorisch talent dat proactief meedenkt, processen bewaakt en vaak optreedt als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties.

Kerntaken & Verantwoordelijkheden

• Complex Agenda- & Mailbeheer: Beheren en structureren van drukke agenda’s, inplannen van afspraken, prioriteren van de inkomende mailbox en actiepunten opvolgen.

• Organisatie van Vergaderingen & Events: Voorbereiden, agenderen en logistiek regelen van bestuursraden, teambijeenkomsten en seminars. Tijdens vergaderingen notuleren en actiepuntenlijsten opstellen en bewaken.

• Reis- & Logistiek Beheer: Boeken en plannen van complexe (internationale) zakenreizen, inclusief vluchten, hotels, visa en gedetailleerde reisschema’s.

• Documentbeheer & Rapportering: Opmaken, lay-outen en nalezen van professionele documenten, presentaties (PowerPoint/Keynote), rapporten, briefwisseling en overzichten.

• Informatiefilter & Spilfiguur: Fungeren als discreet aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en personeelsleden; inschatten welke zaken dringend zijn en doorgestuurd moeten worden naar het management.

• Administratieve & Operationele Ondersteuning: Opvolgen van bestellingen, verwerken van onkostennota’s, klassement beheren en ondersteuning bieden bij specifieke projecten.

Mogelijke Rollen & Niveaus

Afhankelijk van de complexiteit, de verantwoordelijkheid en de leidinggevende die ondersteund wordt, onderscheiden we verschillende functies:

Vereiste Competenties & Opleiding

• Vereiste opleiding:

  • Graduaat of Professionele Bachelor in het Management Support / Office Management (afstudeerrichtingen zoals Executive Assistant, Business & Languages of HR Support).

  • Ook via gerichte administratieve TSO/BSO-opleidingen of specifieke bijscholingen kan ingestroom worden in secretariële functies.

• Organisatorisch Talent & Multi-tasking: Snel kunnen schakelen tussen uiteenlopende taken, overzicht bewaren onder druk en strakke deadlines halen.

• Talenkennis & Communicatie: Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels (en in een Belgische context vaak ook Frans en Duits).

• Discretie & Integriteit: Vaste omgang met uiterst vertrouwelijke bedrijfsinformatie, personeelsdossiers en strategische beslissingen.

• Digitale Geletterdheid: Grondige beheersing van het MS Office 365-pakket (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook), digitaal archiveren en moderne samenwerkingstools.